Descripción del puesto

Buscamos una Asistente Comercial Administrativa proactiva , organizada y con alta orientación al detalle, para apoyar las operaciones comerciales y administrativas del departamento. Su rol será clave en la gestión de facturación, coordinación logística, seguimiento de pedidos, análisis de ventas y soporte a tiendas, garantizando una operación eficiente y alineada con los estándares de la marca.

Gestión de plataformas y usuarios:

• Crear y administrar usuarios en la plataforma para nuevas tiendas y gerentes.

• Coordinar accesos y asegurar la correcta configuración de los sistemas.

Control de facturación y órdenes de compra:

• Revisar y validar facturas generadas

• Cotejar órdenes de compra con facturas y registrar información detallada en SAP (composición, país de origen, códigos arancelarios, etc.).

• Actualizar el Cuadro Control de Compras y Despachos con facturas, órdenes y tracking.

Coordinación logística y de despachos:

• Preparar reportes en Excel con facturas aprobadas, códigos arancelarios y descripciones en español.

• Enviar autorizaciones de despacho a logística, MCS y gerentes de país.

• Apoyar en la creación de artículos en SAP.

Gestión de reclamos y notas de crédito:

• Atender reclamos por faltantes o sobrantes de producto.

• Procesar notas de crédito en coordinación con la marca y el área contable.

Actualización y control de información de tiendas:

• Mantener actualizados los datos de tiendas (horarios, número de asesores, aperturas, etc.).

Seguimiento de pedidos y producción:

• Monitorear pedidos pendientes de facturación y despachos retrasados.

• Coordinar la producción con proveedores, especialmente para nuevas aperturas.

Comunicación y coordinación interna:

• Mantener comunicación fluida con gerentes de país, logística y Customer Service.

• Asegurar el cumplimiento de procesos, entregas y documentación requerida.

Gestión de bodega y pagos:

• Verificar facturas y estados de cuenta relacionados con la bodega en Miami.

Apoyo en análisis comercial:

• Elaborar reportes de ventas, desempeño de tiendas y productos.

• Participar en análisis básicos de indicadores y tendencias comerciales.

Atención a franquicias y tiendas:

• Atender consultas comerciales y logísticas.

• Dar seguimiento a solicitudes especiales de clientes o franquicias.

Gestión documental y administrativa:

• Archivar contratos y documentación relevante.

• Mantener actualizadas las bases de datos de clientes, proveedores y productos.

Control de indicadores operativos:

• Evaluar tiempos de entrega, desempeño de proveedores y costos logísticos.

Apoyo general al departamento comercial:

• Brindar soporte operativo y administrativo en tareas diarias.

Análisis de datos:

• Identificar tendencias, oportunidades de mejora y posibles riesgos a través de reportes y dashboards.

Requisitos

• Formación en Administración, Ingeniería Comercial, Logística, o afines.

• Experiencia previa en funciones similares (deseable 2+ años).

• Manejo intermedio/avanzado de Excel y SAP (excluyente).

• Conocimiento en procesos de importación, logística y facturación.

• Habilidad para trabajar en equipo, buena comunicación y enfoque en resultados.

Beneficios

• Descuento en productos